Ledere i Redningsselskapet og Vinmonopolet har lest e-posten til ansatte. I saken om Redningsselskapet mener statsadvokaten at intet straffbart har skjedd. Derfor: her er noen enkle regler for å beskytte deg og din integritet mot nysgjerrige arbeidsgivere.
Det finnes enkle og fornuftige grep du kan gjøre for å sikre deg om at uvedkommende får tilgang til informasjon og opplysninger på jobben som du ønsker å beskytte. Det gjelder alle ansatte, og ikke bare varslere:
1. Lær deg reglene
Ta kontakt med personalavdelingen, tillitsvalgte og andre som kan bistå deg med å lære deg regler og rutiner for arbeidsplassen. Lær deg hvilke rutiner og muligheter som ligger i bedriftens elektroniske systemer til å kartlegge brukernes aktiviteter og handlinger. Kan saksbehandlingssystemet avsløre hvem som har lest, skrevet ut eller sendt videre et dokument? Hvilke rutiner og regler finnes for kontroll og lagring av ansattes informasjon om nettsurfing? Hvilke regler gjelder for e-post?
2. Bruk ikke bedriftens e-postsystem privat
E-post og elektroniske og nettverksbaserte systemer logger dine spor. Bruk derfor ikke e-posten til arbeidsgiveren til beskjeder og meldinger som er private. På nett finner du lett en gratis og brukervennlig tjeneste som lar deg sende, motta og skrive e-post via nettleseren. Dermed går ikke e-posten via arbeidsgivers e-postsystem og muligheten for overvåking er dermed betydelig redusert. Husk nå: mottakeren kan videresende den, og dersom det er en kollega på samme arbeidsplass er du like langt.
3. E-post BLIR videresendt
Skriv aldri noe i en e-post du ikke senere kan stå for. E-post lagres og videresendes, og det er ikke få som både har mistet arbeid og ektefeller som følge av slike e-post. Skal du sende en e-post, må du forsikre deg om at innholdet tåler å bli videresendt, også til personer du i utgangspunktet ikke hadde tenkt skulle få den.
4. Beskytt dine passord
Beskytt passordene dine til bedriftens ulike systemer. Dermed forhindrer du at noen, med ditt passord, får tilgang til din e-post, din netthistorikk og dine lagrede dokumenter.
5. Dine nettvaner lagres
Alle nettsider du besøker lagres som spor på din datamaskin og på virksomhetens server. Det er en smal sak å sjekke slikt, og du bør derfor ikke gjøre noe på nett som du ikke senere kan forsvare eller forklare.
6. Slå av datamaskinen
Slå av datamaskinen din når du går hjem for dagen. Dersom du forlater kontorplassen din i løpet av dagen, så lås maskinen med ditt passord. Få hjelp av dataavdelingen slik at du lærer deg dette. Da forhindrer du personer i å snoke i maskinen mens du er på toalettet.
7. Driv privatøkonomien hjemmefra
Med mindre du vil at kollegene dine skal vite hvor stort huslån du har er det best å la regningene dine ligge igjen hjemme. De fleste nettbanker krever installasjon av sikkerhetsnøkler, programvare eller sertifikater. Dersom du bruker jobbmaskinen til betaling av regninger, åpner du for at andre med tilgang til systemet og din maskin til å ta seg inn i din nettbank.
8. Overvåkingssystemer
Mange bedrifter har adgangskontroll med elektroniske kort. Dermed kan tidspunktene for når du går ut og inn lagres og dermed overvåkes. Være derfor presis, og vær oppmerksom på dette når du bruker kortet utenfor arbeidstid.
Andre bedrifter har elektroniske sikkerhetssystemer i forhold til bruk av skrivere, kopimaskiner mv. Husk at også i disse systemene kan man registrere tidspunkt og bruk.
9. Ikke bruk jobbens kredittkort privat
Dersom du har et kredittkort for forretningsreiser og liknende, så ikke bruk kortet til private innkjøp. Skaff deg et eget kort til privat bruk. Uansett om det er du eller bedriften som gjør opp regningene for kortet, kan det være en fordel å skille mellomg yrkesrelaterte og private utgifter.
10. Lag avtaler med arbeidsgiver
Lag avtaler (kollektive) om hvordan elektroniske opplysninger (e-post, kameraovervåkning, arkivsystemer, datanettverk, logger mv) skal behandles. Dermed er alle parter inneforstått med reglene, og usikkerhet unngås. Vær spesielt nøye på å ikke godta samkjøring av ulike typer elektroniske opplysninger.
Personopplysningsloven regulerer hvordan personopplysninger skal behandles og hvordan ditt personvern skal forvaltes. Bruk den!
About Pål Hivand
